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PMOとは。PMOの役割や組織ごとの違いを解説。

私は現在PMOチームで働いています。PMOとはポートフォリオ/プログラム/またはプロジェクトマネジメントオフィス(Portfolio/Program/Project Management Office)の略語ですが、人によってはProject Management Officerの略として使う人もいるかもしれません。

PMOとは?

PMOは、組織によってその役割や責任が変わります。

プロジェクトマネジメントの標準化を手伝ったり、プロジェクト選定基準の制定やその基準を反映したツールの作成、データ分析を通したプロジェクトの可視化、承認プロセスへのコミットをするPMOもあれば、ひたすら何でも屋となりあくまでプロジェクトをサポートするプロジェクトマネージャーの下で働くプロジェクトメンバーの一人として働く組織もあります。

PMIのPMBOKガイドでは、PMOを下記のように表現しています。

The project management office (PMO) represents a management structure that standardizes project-related governance processes and facilitates the sharing of resources, tools, methodologies, and techniques. Recognizing that the character and function of a PMO varies between organizations, and even within the same organization.

プロジェクト管理オフィス(PMO)は、プロジェクト関連のガバナンスプロセスを標準化し、リソース、ツール、方法論、および手法の共有を容易にする管理構造を表します。 PMOの特性と機能は組織間で、さらには同じ組織内でも異なることを認識します。

 

引用元:「A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) – Seventh Edition and The Standard for Project Management

組織は、PMOをさまざまな理由で設置しますが、おそらくどの組織でも変わらない理由があります。それは、「プロジェクトマネジメントを、スケジュール、コスト、リソース、品質、リスク、付加価値など様々な要素において改善すること」を目的としています。

ただ、組織によってPMOはよりハイレベル(戦略に関連すること)的なことをやることも想定されます。OPMという組織レベルでのプロジェクトマネジメントフレームワークでは下記のように定義しています。

A PMO is an organizational body assigned with various responsibilities related to the centralized and coordinated management of the programs and projects under its authority.

 

 PMOは、その権限の下でプログラムとプロジェクトの集中管理と調整された管理に関連するさまざまな責任を割り当てられた組織体です。

 

引用元:「The Standard for Organizational Project Management」 

 

PMOの役割

では、PMOとしての役割としてどういうケースがあるのかをPMBOKの資料をもとに見てみましょう。

さまざまなケースがあります。ここでは役割の例を説明します。

  1. (機能促進)プロジェクトマネジメントの機能促進のためのPMO
  2. (サポート)計画・リスク管理・パフォーマンス追跡・デリバリーサポートなどのサポート機能を通じてコントローラーとしてのPMO
  3. (ポートフォリオ)ポートフォリオマネジメントの側面を持つPMO
  4. (戦略)よりハイレベルなエンタープライズレベルなPMO(EPMO)
  5. (アジャイル)Agileに対するPMOの役割

 

1. プロジェクトマネジメントの機能促進のためのPMO

プロジェクトマネジメント機能を改善し始めたばかりの組織に多い、まずは標準化やテンプレートやガイドラインの作成を促す役割です。

Some PMOs provide project management guidance that supports consistency in how projects are delivered. These PMOs may provide guidelines, templates, and examples of good practices along with training and coaching. Standardized approaches and tools promote a common business picture across projects and facilitate decisions that transcend individual project concerns. This type of PMO often exists in organizations that are just starting to improve their project management capabilities.

 

一部のPMOは、プロジェクトの提供方法の一貫性をサポートするプロジェクトマネジメントガイダンスを提供します。 これらのPMOは、トレーニングやコーチングとともに、ガイドライン、テンプレート、および良い慣行の例(取り組み事例など)を提供する場合があります。 標準化されたアプローチとツールは、プロジェクト全体で共通のビジネス像を促進し、個々のプロジェクトの懸念を超えた意思決定を促進します。 このタイプのPMOは、プロジェクトマネジメント機能を改善し始めたばかりの組織によく存在します。

 

引用元:「A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) – Seventh Edition and The Standard for Project Management

さまざまなプロジェクトがある場合は、共通項を見出して標準化したりルールを策定するだけである程度の構造化を促し、効率化をはかれます。

ただし、最初に共通テンプレート等を作成しても、組織の動きに合わせて定期的にメンテナンスしないとならなかったりするので、一回作ったら終わりというふうにはならないので注意が必要です。

そのルール化したものや標準化したものが多ければ多いほど、その場限りでやってしまうとメンテナンスの量が多くなりだんだん大変になります。

 

2. 計画・リスク管理・パフォーマンス追跡・デリバリーサポートなどのサポート機能を通じてコントローラーとしてのPMO

多様なビジネスユニットを持つ組織によく存在するPMOの役割です。

この役割はどちらかというと、プロジェクトマネージャーの役割だとする組織もあるかと思いますが、主体であるプロジェクトマネージャーをよりハイレベルな視点でサポートをする役割です。

A PMO may offer project support services for planning activities, risk management, project performance tracking, and similar activities. This shared services model of a PMO often exists in organizations with independent or diverse business units that want support with delivery while maintaining more direct control over their projects.

 

PMOは、計画活動、リスク管理、プロジェクトパフォーマンス追跡、および同様の活動のためのプロジェクトサポートサービスを提供する場合があります。 PMOのこの共有サービスモデルは、プロジェクトをより直接的に制御しながら、デリバリーのサポートを必要とする独立した、または多様なビジネスユニットを持つ組織によく存在します。

 

引用元:「A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) – Seventh Edition and The Standard for Project Management

プロジェクトのトラッキング(追跡)をすることから、何か遅延が起これば行動を起こしますし、プロジェクトマネージャーにその理由を尋ねて何か潜在的な課題や問題、リスクがないかを観察し、アドバイスをします。

3. ポートフォリオマネジメントの側面を持つPMO

このPMOは複数のプロジェクトを持つ部門があり、新規案件等が戦略的に重要な結果をもたらす組織に存在する役割です。

経営企画や事業開発などのビジネス機能の要素を考慮に入れてポートフォリオを監督します。具体的にはビジネスケース(プロジェクトの求められる成果。このビジネスケースが達成できないようであれば、プロジェクトは畳んでもいいという基準)の要求、財務をはじめとする経済的指標の分析や割り当て、プロジェクトのスコープ(範囲)、要件定義、変更管理や承認などが含まれます。

PMOs can be part of a department or business unit and oversee a portfolio of projects. Oversight can include such activities as requiring a business case to initiate a project, allocating financial and other resources to deliver the project, approving requests to change project scope or activities, and similar functions. This type of PMO provides centralized management of projects. This structure exists in organizations that have departments with multiple projects and that deliver strategically important results, such as IT capabilities or new product development.

PMOは、部門またはビジネスユニットの一部であり、プロジェクトのポートフォリオを監督することができます。 監視には、プロジェクトを開始するためのビジネスケースの要求、プロジェクトを提供するための財務およびその他のリソースの割り当て、プロジェクトの範囲またはアクティビティの変更要求の承認、および同様の機能などのアクティビティが含まれます。 このタイプのPMOは、プロジェクトの集中管理を提供します。 この構造は、複数のプロジェクトを持つ部門があり、IT機能や新製品開発などの戦略的に重要な結果をもたらす組織に存在します。

 

引用元:「A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) – Seventh Edition and The Standard for Project Management

このPMOの役割はなぜそのプロジェクトを行う必要があるのかを評価するための必要な要件を固め、評価基準に基づいた情報の(プロジェクト提起人に対する)要求と、評価部署(やチーム)へのアプローチ、評価結果に基づいたプロジェクトの範囲決定の手助け等を行います。

PMOが評価の方向性を調整し、各ビジネス機能が各項目における評価基準を策定、評価基準における必要な情報をプロジェクト提起人に要求を行うというようなプロセスを経ます。

例えば、選定評価手法だと下記のようなものが例として挙げられます。

  • 得点モデル(Scoring Models)
  • 階層化意思決定法(Analytic Hierarchy Process)
  • 経済学的手法(回収期間、正味現在価値、内部収益率)(Economic Methods)
  • ポートフォリオ選定
  • リアル・オプションアプローチ
  • The Benefits Map
  • Voting Models
  • Pairwise Ranking
  • The Alignment Matrix

引用:「プロジェクトマネジメント・ツールボックス
引用:「Project Management ToolBox

組織によっては、調達部門のような役割かと思われた方もいらっしゃるかもしれませんが、その社内プロジェクト版みたいなものでしょうか。主にプロダクトの開発における組織に見られるかもしれません。

もし戦略的にプロジェクトを進めている組織があれば、プロジェクトの選定において上記のような評価手法は役に立つと思います。(個人的には引用にあげた二つの本は本当におすすめで、特に日本語の本は世に出回っているものが少ないので、プロジェクトマネジメントに関わっている人は在庫があるうちに購入しておいた方が良いです。)

 

4. よりハイレベルなエンタープライズレベルなPMO(EPMO)

エンタープライズPMO(EPMO)ということで、組織戦略とポートフォリオへの投資をリンクさせるPMOです。

グローバル化による競争の対象拡大、デジタル化によりビジネスのスピードが増し、また顧客はより力を持つようになりました。新興産業においては、急速な成長が見られますが、一方で成熟した市場ではそれが緩やかになっていますが、このような二つの速さ軸に基づいてより複雑な世界となっています。そんな中で戦略の立案や遂行し、速さを速やかに変えることができるアジリティが差別化をする上で重要になってきています。

経営層はその戦略に多くの時間を割くものの、多くの会社ではその遂行を成功させることができずにいます。その原因はリーダーシップの欠点に大きく起因すると言われていますが、実際には効果のない関与に関連していると言われいます(Boston Consulting Group, 2013)。例えば、大きな戦略を実行し目標にしているインパクトを与えることを確実なものにするため、ビジネス環境の変化に対応・適応するための必要な情報を必要な時に取得することでさえもなかなかできないこともあるようです。

PMOはそんな戦略遂行するためのサポートをする機能として大きな役割を果たします。そして、それはPMOがより戦略的な能力を持ち合わせることが必要であり、ポートフォリオマネジメントの役割を担う必要もあります。

ポートフォリオと何度も言葉として出ていますが、定義を念の為載せておきます。

Portfolio — defined by “Management of Portfolios”

An organization’s portfolio is the totality of its investment (or segment thereof) in the changes required to achieve its strategic objectives. The focus is on the management of the change initiatives that are delivered via formalized project and programme management methodologies.

 

組織のポートフォリオは、戦略的目標を達成するために必要な変更への投資(またはそのセグメント)の全体です。焦点は、正式なプロジェクトおよびプログラムマネジメント方法論を介して提供される変更イニシアチブの管理にあります。

 

引用元:「Management of Portfolios

 

Portfolio — defined by “PMBOK”

Projects, programs, subsidiary portfolios, and operations managed as a group to achieve strategic objectives.

 

プロジェクト、プログラム、子ポートフォリオおよび運用を、戦略的目標を達成するためにグループとして管理されます。

 

引用元:「A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) – Seventh Edition and The Standard for Project Management

つまりは、戦略に密接に紐づいたプロジェクトやプログラム群とBAU(Business As Usual)が関連した組織的・戦略的な変更へのコミットするグループを指します。

特にOKR(Objective Key Results)を利用している企業や、会社のビジョンや目的、戦略が下流の組織においてまで浸透し、各部署が戦略にそって組織を動かしているところで働いている人はイメージを持ちやすいかもしれません。

本来、会社はさまざまなレベルの階層があります。PMOの観点で言えばとてもざっくりと説明しますと(下流から)、プロジェクト、プロジェクトのまとまりであるプログラム、プログラムとBAUののグループであるポートフォリオ、ポートフォリオの源泉でもある戦略、戦略のもとになるビジョン等があります。

これらをビジョンを達成するための、戦略、戦略を達成するためのポートフォリオ、ポートフォリオに大きな影響を与えるプログラムやプロジェクトとそれぞれ繋がっています。

An organization may have an enterprise-level PMO (EPMO) that links implementation of organizational strategy with portfolio-level investments in programs and projects that deliver specific results, changes, or products. This structure exists in organizations with well-established project management capabilities that are directly linked to achieving organizational strategy and broad business objectives.

組織には、組織戦略の実装を、特定の結果、変更、または製品を提供するプログラムやプロジェクトへのポートフォリオレベルの投資とリンクさせるエンタープライズレベルのPMO(EPMO)がある場合があります。 この構造は、組織戦略と幅広いビジネス目標の達成に直接関連する、確立されたプロジェクト管理機能を備えた組織に存在します。

 

引用元:「A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) – Seventh Edition and The Standard for Project Management

ということは、プロジェクトの結果におけるパフォーマンス測定や、ベネフィットリアライゼーションが必要になりますし、実際のプロジェクトの結果がどのように組織として戦略的にプラスをもたらしたか確認する役割をこのPMOがになっています。

組織においては、財務部門が担当することがありますし、PMOはその成果を取りまとめる役割になることがあります。

 

5. Agileに対するPMOの役割

今回のPMBOK 7版からよりAgileの統合がPMBOKでは意識されていますが、Agileを推進する組織でもPMOの役割があります。

Agileになることで、より顧客や市場への変化に素早く対応できる組織を創出することが可能ですが、同時にAgileに移行するもしくはAgileが前提の組織というのは、そのAgile方式に則った形での組織編成であったり、現場のスキルも重要です。

Organizations with flatter structures, customer-centered initiatives, and more adaptive delivery approaches may adopt an Agile Center of Excellence (ACoE) or Value Delivery Office (VDO) structure. The ACoE/VDO serves an enabling role, rather than a management or oversight function. IT focuses on coaching teams, building agile skills and capabilities throughout the organization, and mentoring sponsors and product owners to be more effective in those roles. This type of structure is emerging within organizations adopting more decentralized structures where teams need to respond quickly to changing customer needs.

よりフラットな構造、顧客中心のイニシアチブ、およびより適応性のある配信アプローチを備えた組織は、アジャイルセンターオブエクセレンス(ACoE)またはバリューデリバリーオフィス(VDO)構造を採用する場合があります。 ACoE / VDOは、管理または監視機能ではなく、実現の役割を果たします。 ITは、チームのコーチング、組織全体でのアジャイルスキルと能力の構築、およびスポンサーと製品所有者がこれらの役割でより効果的になるように指導することに重点を置いています。 このタイプの構造は、チームが変化する顧客のニーズに迅速に対応する必要がある、より分散化された構造を採用している組織内で出現しています。

 

引用元:「A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) – Seventh Edition and The Standard for Project Management

ここでは、よりコーチングに重きが置かれていますが、どちらかというと組織の育成という点が強いように思います。

Agileは組織によっては、「チームなどのより小さい組織向き」という風に思われているところがあるかもしれませんが、実はよりスケールが可能なフレームワークというのが存在します。Scaled Agile Framework (SAFe)というフレームワークです。

SAFe 5 for Lean Enterprises

SAFeでは「Lean-Agile Leadership」、「Team and Technical Agility」、「Agile Product Delivery 」、「Enterprise Solution Delivery」、「Lean Portfolio Managment」、「Organizational Agility」、「Continuous Learning Culture」という7つの資質(Competencies)に基づき、このますます強まるデジタル時代においても競争力を高めるために作られました。

関連記事 >> 「SAFe by SCALED AGILE

Continuous Integration & Continuous Delivery (CI/CD)という言葉を聞いたことがある人がいると思うが、SAFeの場合はこれにContinuous Explorationが加わる。まさに、上記ポートフォリオマネジメントにおける要素が入ってきますし、それをより構造的にアプローチをとっているFrameworkになります。より組織のことをハイレベルで眺めると同時に、どういった運用が好ましいのかを詳細に書いているので、理解するのに時間がかかりますが理解する価値はあると思っています。

SAFeを導入することで、下記の効果があると謳っている。

  • 20-50%の生産性向上
  • 25-75%の品質向上
  • 30-75%のマーケットに出すスピードが速く
  • 10-50%のスタッフの仕事満足度や取り組み増強

引用元:「SAFe by SCALED AGILE

 

おすすめの本

いくつかの観点でPMOを説明してきましたが、少しでも役に立てば幸いです。最後に、おすすめの書籍を紹介して記事を終了したいと思います。

プロジェクトマネジメント:PMBOK(PMPの教本)

PMOという言葉をPMIが作ったPMBOKの中でよく説明しています。第7版は英語しかありませんが、6版であれば日本語があります(両方リンクとして貼っておきます)。(2021年10月10日現在)この記事もPMBOKを多く引用しています。

また、プロジェクトマネジメントの資格(PMP)の教本としても有名です。

 

プロジェクトマネジメント:PRINCE2の教本

国連で推奨されているプロジェクトマネジメントフレームワーク「PRINCE2」」や「プロジェクトマネジメントの資格勉強に購入検討したいテキスト本を紹介」でも紹介しているのですが、英国出身のプロジェクトマネジメントです。

より組織を意識したプロジェクトマネジメントになっており、どのフェーズで何の情報が書かれたドキュメントが必要かなどうまくまとまっており、体系的にプロジェクトマネジメントを学べます。

また、チェックリストやドキュメント作成をする際にとても役に立ちますので、辞書をおいておくように机においておくととても役に立ちます。(困ったときにパラーっと開いてチェックするみたいなイメージ)。

現在は日本語の本が売り切れになっていますが、英語と日本語の本を紹介します。

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プロジェクトマネジメント:プロジェクトマネジメントツールボックス

理論や体系に基づいてのプロジェクトマネジメントは理解した。では実践的に使えるものはないのか?と思った時に役に立つ本です。

英語版の最新本と日本語の本を紹介します。

日本語の本は少し古いのですが、プロジェクトマネジメントの本としてとても素晴らしい本です。絶版なのか、出回っている本がとても限られています。とてもおすすめですし、在庫がなくなる前に購入することを強くおすすめします!僕は1万円弱で買ったのですが、今チェックしたらとても安いのが出回ってますね!

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英語版は、日本語版にないモデルや方法論もあるので読むのにとても良いです。英語が読める人はこちらもぜひどうぞ!

 

ポートフォリオマネジメント:Portfolioマネジメントの本

個人的に、プロジェクトマネジメントを理解したら、プログラムマネジメントやポートフォリオマネジメントの概念を理解するのが重要だと思っています。

プログラムマネジメントのことを理解するのも大事ですが、プログラムマネジメントをスキップしてポートフォリオマネジメントを理解した方が有益なのではないかなと思っています。

そこで、Axelosが出している、Management of Portfolios (MoP)の本を紹介します。

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Agile:Scaled Agile Framework(SAFe)の資料

SAFeは「SAFe by SCALED AGILE」のウェブサイトが良くできています。英語なので、英語がわかる人にはいいと思いますし、正直この資料で一旦はいいと思います。

もし日本語で理解したい場合は下記の本があります。Agileを組織的に考えたい人にはとてもいい本になると思います。

 

 

亀山 翔大
東京都出身。MBA。Project, Program, Portfolio Managementを専門。PMOとして働きつつ、イギリス大学院でサイバーセキュリティを学ぶ。前職である国連にて国連世界ICT戦略遂行、国連グローバルPMO推進。UN KUDOS! Award 2019優勝。プロジェクト(プログラム)マネジメント(PRINCE2/MSP)、サイバーセキュリティ(NIST CSF)等の資格を有する。 プロフィール詳細はこちら

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