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あなたの応募書類を今すぐできる改善方法(レジュメ・CV・PHPの書き方)

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どんな職種でも応募する際に職務経歴書や、レジュメ(Resume)、CVなどを提出する必要があります。国連であればPersonal History Profile、通称PHPピーエイチピーを提出します。

ほとんどの国連ポストであれば、この書類審査の時点9割近くふるい落とされてしまう。とても競争率が高い分野です。そんな中、どうにかして勝率を上げられないかと試行錯誤をする人が多いのですが、なかなかそういった知見は共有されません。ここでは汎用性の高い方法を紹介してお役に立てていただければと思います。なお、ここでは国際的な環境下での応募書類という観点ですので、一般的な日本企業の応募書類には当てはまらない部分があるかもしれません。その点はご了承ください。

大きな三つのポイント

大きく分けて三つの観点からまとめたいと思います。

  1. 原則
  2. ルール
  3. 改善方法

それぞれ書いていきたいと思います。また、末尾に質問集も載せましたので、自分の書類チェックにお役立てください。

1. 原則

応募書類を書くにあたって、絶対に落としてはならない点を書きます。

  1. 応募要項に合わせて、書く内容を変更する
  2. 必須事項は必ず応募書類に網羅させる。
  3. 望ましい事項もなるべく全て網羅する。
  4. 嘘は書かない

原則1:応募要項に合わせて、書く内容を変更する

多くの人が一度作ったレジュメやPHPピーエイチピーをそのまま提出してしまいます。書類選考をする側からすると、他のポストでも同じ書類を使っているんだろうなとわかった瞬間、このポストへの興味はあまりないのだろうなという悪い印象を持ってしまいます。

何しろ、全く応募内容と関係ない文章が多くある中で、どの部分が我々の求めている人物なんだろうという点をわざわざ書類選考側が探さないといけないからです。応募者にとっては重要なスキルかもしれませんが、こちらにとってしまえばあってもなくても変わらないスキルであることが多々あります。

そこで応募書類を書く時にはこんな問いを書類に対して問いかけましょう。

「もし書類選考者があなたの書類を10秒しかみる時間がなかったとしたら、あなたの書類は書類選考者の目にとまりますか?」

原則2:必須事項は必ず応募書類に網羅させる

当たり前のことですが、これが出来ていない人が多くいます。私の感覚では、応募する人の15~30%の人はこれが出来ていません。中には、書類の書き方によってはこの必須項目を満たせるかも?という点もありますが、書類選考者に行間を読んでくれるだろうという期待はしないようにしましょう。

原則3:望ましい事項もなるべく全て網羅する

冒頭で(国連の場合)9割近くの人が書類で落とされるとお伝えしましたが、その殆どの人は以下に分類されます。

  • 必須項目を満たしていない人
  • 必須項目を満たしているが、望ましい項目がない人
  • 必須項目を満たしているが、望ましい項目が少ない人

反対に、書類選考を通過する人は、

  • 必須項目を満たし、望ましい項目もほぼ全て満たしている人

であることが多く、更にその中でも

  • 必須項目を満たし、望ましい項目でもインパクトのある結果で持って全てを満たしている人

が優先的に面接審査に進みます。書類審査に合格するためには、望ましい項目もなるべく全て網羅するようにしましょう。

原則4:嘘を書かない

応募内容に合わせて書類を変えましょうと書きましたが、それでも嘘はいけません。中には大学の成績を水増しする人もいるようですが、会社によってはそれが発覚した時点でクビになります。嘘は書かないようにしましょう。

2. ルール

ここでは書類をどのような観点からチェックできるか書いていきます。

  1. Accomplished [X] as measured by [Y] by doing [Z]の法則
    ([Z]を実行することによって[Y]によって測定された[X]を達成した)
  2. レジュメがあなたの憧れの職業の面接の概要であることを意識する
  3. 箇条書きをうまく使う
  4. 1行1行の内容があなたの書類合格の可能性を上げることが出来ているか
  5. 簡潔に述べられているか
  6. 結果を強調できているかどうか
  7. タイプミス(タイポ)はないかどうか
  8. 職務経験10年で1ページ
  9. 個人的な活動 (Personal Project)
  10. 秘匿情報に関して
  11. 特別さの演出
  12. とにかく何回も何回も書き直す

これらの項目の中のいくつかは、原則1の「応募内容に合わせて、書く内容を変更する」に関わってきますが、少し詳細に述べた内容です。

ルール1:Accomplished [X] as measured by [Y] by doing [Z]の法則

これはGoogleの人事で活躍されたLaszlo Bockの書いた「My Personal Formula for a Winning Resume」の法則です。

Achieved X as measured by Y by doing Zに関して下記のように説明があります。

In other words, start with an active verb, numerically measure what you accomplished, provide a baseline for comparison, and detail what you did to achieve your goal.

言い換えると、Active Verbから始めて、達成したことを数値で測定し、比較のためのベースラインを示し、そして目標を達成するために何をしたかを詳しく説明します。

あなたが行なった仕事はどれだけインパクトがあったのかをしっかりと述べることが重要です。例えば、

  • 「メール移行プロジェクトでプロジェクトマネージャーを勤めました」Worked as a project manager in an email migration project.
  • 「プロジェクトマネージャーとして新メールシステムの開発と導入と通し、従業員1万人の遅滞ないメール移行と年間運用コストを20%削減(1億円)を達成。」Reduced 20% (100M JPY) of annual email operation cost as a project manager by developing and implementing a new email system, and migrated email data for 10k employees without delay.

という文章があったとします。これらは同じ仕事を行なったけれども、表現の仕方が異なります。

一つ目の方は、あまりにも内容がぼんやりし過ぎています。
二つ目の説明はどれだけのプロジェクト規模だったのか、またそれによってもたらされた結果を知らせることが出来ます。

一つ一つ見てみると、

  1. Active Verb(Reduced)を示し
  2. 達成したことを数値で測定し(20% of annual email operation cost)
  3. 比較のためのベースラインを提供し(100M JPY)
  4. そして目標を達成するために何をしたのか詳しく説明(developing and implementing a new email system, and migrated email data for 10k employees without delay)

ということになります。

レジュメを書く時に、このAccomplished [X] as measured by [Y] by doing [Z]の法則を意識して書くだけで、あなたのレジュメがぐっとインパクトのある内容に変わります。

ルール2:レジュメがあなたの憧れの職業の面接の概要であることを意識する

この書類を通して、

  • どんな質問を投げかけてもらいたいのか
  • 面接試験官にどう印象付けたいか
  • 何を強調し、何を避けたいか
  • もし面接官に書類だけの情報しかない時、その書類は他の候補者と比べても強い内容か

といったことを考えてみましょう。、

  • あなたの書類を面接官が見て、あなたの一番の功績がパッとわかるか?その功績が興味をそそられるか?
  • あまり突っ込まれたくないことを経験として書いていませんか?
  • 他の候補者との書類と比べた時に、即座にあなたを雇いたいと思わせるだけよく出来た書類ですか?

こういった質問をしながら、書類をみていきましょう。きっと書き直さないといけないな、と思う部分が出てくるはずです。

ルール3:箇条書きをうまく使う

レジュメでは箇条書きを上手に使いましょう。文章で表現するのはとても重要ですが、文章だけだと読み手にとって読みづらい場合があります。

効果的に箇条書きを使って、ページをスッキリさせ読みやすくしましょう。

テクニック1で述べているAccomplished [X] as measured by [Y] by doing [Z]は箇条書きを使うのに最適です。

ルール4:1行1行の内容があなたの書類合格の可能性を上げることが出来ているか

情報過多 = 漠然とする = わかりにくい = 選考漏れ

となる可能性があります。確かに少ない書類の中であなたを全て理解してもらうことは不可能です。それでも言葉が多くなればなるほど、伝えたいことが薄れていきます。伝えたいことが薄れると、それだけ書類選考者の印象も薄くなります。

本質的に伝えたいことだけを書き、それ以外は削除しましょう。

また書類を書く際に、この二つの質問をしましょう。

  • 「1行1行の内容があなたの書類合格の可能性を上げることが出来ているか」
  • 「一文字一文字があなたの書類合格の可能性を上げることが出来ているか」

HOerwin56によるPixabayからの画像

ルール5:簡潔に述べられているか

そのレジュメは1ページにおさまっていますか?

また箇条書きを使う際は、一つのパラグラフでなるべく3つ以内におさめましょう。殆どの場合は2つの箇条書きで十分です。

三つ目以上の箇条書きを書く場合、本当にその3つ目は必要なのかしっかりと吟味しましょう。

これらの箇条書きを制限することで、本当にあなたが伝えたいメインのインパクトに集中することが出来ます。

ルール6:結果を強調できているかどうか

これはテクニック1に通じますが、各行のインパクトを強調しましょう。特に結果では数字を強調することが重要です。

  • 何%の上昇/削減
  • 何億円/ドルの~
  • 何百人の中から選ばれた十人の一人
  • 何千個の売り上げ

などなど様々な数字の表し方があると思います。その際に、何か比較の対象があるといい場合があります。

例えば10%の売り上げの上昇を達成した場合、会社の規模や商品によってその難易度が異なります。もし年間10個しか売り上げてない商品でプラス1個の売り上げを達成する場合と、1万個売れてる商品をプラス1000個の売り上げを達成するのとで印象が異なります。

そのあたりに留意しつつ、結果を先に書いて強調しましょう。

ルール7:タイプミス(タイポ)はないかどうか

The Biggest Mistakes I See on Resumes, and How to Correct Them」の記事によると

A 2013 CareerBuilder survey found that 58% of resumes have typos.

なんと58%のレジュメにタイプミスがあるようです。これは注意深くチェックすれば防げるミスですね。自分のレジュメは必ずタイポがあると思いながら注意深くチェックしましょう。

Google DocsやMS Wordの文章チェック機能や、ネイティブのチェックを受けましょう。

ルール8:職務経験10年で1ページ

これはレジュメやCVを書く際のテクニックです。国連のPHPピーエイチピーには使えません。

レジュメを書いていると、いったいどれぐらいの量におさめるべきなんだろうと気になるかと思います。これも同じく「The Biggest Mistakes I See on Resumes, and How to Correct Them」の記事で紹介されています。

A good rule of thumb is one page of resume for every ten years of work experience.

一つの目安として10年の職務経験につき1ページと考えると良いかと思います。

1ページにおさめるのはとても大変だと思います。私もフォントサイズをぎりぎりまで下げ、余白をほとんど無くし無理やり1ページにおさめたことごありました。

それでも情報過多になっていたので、ひたすら削りました。単語単位でひたすら削りましたし、優先度の低そうな情報も思い切って削除しました。

そうするとドンドン洗練されていく感じがしてきます。フォントサイズをあげ、さらに削り、配置も工夫する。

情報量を少なくしているにも関わらず、受け取る情報量が多くなるような錯覚に陥ります。そのような少ない情報で多くをイメージさせることのできる文章がいいのではないかと私は思っています。

様々な経験をしていればしているほど、1ページにおさめるのはとても大変な作業ですが少ない語彙によりインパクトを持たせて多くのことを伝えられるようにしましょう。


William IvenによるPixabayからの画像

ルール9:個人的な活動 (Personal Project)

会社によっては、あなたの仕事以外でどんなことをしているのか知りたい会社があります。

課外活動だったり、ボランティア活動経験、平和使節派遣など職歴にはおさまりきらないことがあるでしょう。そういった活動も会社によっては重要な情報源の一つです。

例えば、私の場合だったらブログを通して何か人の役に立つような情報を配信していること、プログラミングで国連に就職したい人に向けたサイトを開発したことなどが個人的な活動でしょうか。

逆説的に考えると、将来的に転職を考えているのであれば、仕事以外でも何か活動をするといいかもしれませんね!

例えば、国連の場合ですと、オンラインでボランティア活動をすることができます。

僕は自分の書類を立派に見せるために、何か活動をするとしてもいいと思っています。

こういうことを言うと、打算的だとか偽善的だと印象を抱く人がいるかもしれません。たとえ打算的でも、偽善的でもやらないよりかはやったほうがいいと考えます。

ルール10:秘匿情報に関して

この秘匿情報に関しては注意しなければなりません。

過去にとても大きな取引先と仕事ができたとします。けれども、秘密保持契約(NDA)で相手の会社名を出せない決まりがあったとします。

その時に、「Redmondにある世界有数のソフトウェア会社」と書いたとした場合、人によっては容易にマイクロソフトを思い浮かべます。こういうどこかの会社を推測できてしまうような書き方はいけません。

会社によってはこういう書き方をすることで、あなたは秘匿情報を容易に話すという印象を抱かせてしまうので、結果的に選考漏れする可能性を高めてしまいます。

ルール11:特別さの演出

あなたを何かしらの形で特別に見せる演出(工夫)が必要です。

例えば、僕の場合は劇団四季で働いた経験というは他の人にはない経験の一つです。

一見、俳優業と他の仕事の接点はないように思えます。けれども、例えばステージング、プレゼン、パブリックスピーキング、イベント演出という観点では強みを発揮できそうにも思えます。

そう言った他の人にはなさそうな付加価値をつけて、何かこの人は(普通ではない)特別だと思わせるような何かを演出できるようにしましょう。

ルール12:とにかく何回も何回も書き直す

たった1ページのレジュメ(もしくは国連のPHPピーエイチピー)ですが、何回も何回も書き直すことをお勧めします。その際に、上記にあげたような原則やルールを見直し、改善できるところを様々な観点から見つけましょう。

この作業は本当に時間がかかります。何時間、何十時間もかかるでしょうし、よく転職をする人や多くのポストを受ける人は何百時間もかけているかもしれません。

それでも、一つのレジュメやPHPピーエイチピーであなたの今後の将来を開いてくれるかもしれません。年収が大きく上がるかもしれませんし、夢の仕事に就くことができるかもしれません。あなたと同じポストに応募している人はあなたよりもいいレジュメを書いているかもしれません。

そう考えると、提出する書類は真剣にやらないといけませんね。

何回も何回も書き直して、これ以上改善できないところがまで頑張りましょう。

写真提供: byrawpixel

3:改善方法

どんなに自分で直しに直しても、だんだん自分のレジュメが客観的に見れなくなってくる場合があります。もう改善点がないように見えてくるかもしれません。そんな中、オススメの改善方法を書きます。

  1. ネット上にある様々なレジュメ/CVを見て、いろんなスタイルを知る
  2. 多くの人に自分の書類を見てもらう

改善方法1:ネット状にある様々なResume/CVをみて、いろんなスタイルを知る

ネット上には様々なレジュメやCVを見ることができます。Google検索してもいいですし、LinkedInなどのプラットフォーム上でも多くのレジュメを見ることができます。

もしあなたが受けたい会社があるのであれば、その会社に受かった人のレジュメがないか探してみましょう。大きな会社であれば、成功事例が載っている可能性があります。

目当ての会社に受かったレジュメがなくても、いい成績をおさめているレジュメをネット上に公開している人もいます。そういったレジュメと自分のレジュメを見比べてみましょう。

  • 何か参考になりそうな書き方はありませんか?
  • どちらのレジュメの方が見やすいですか?
  • そのレジュメが優れているのは何でですか?

中には、自分が考えているレジュメと考え方が逆である場合や、納得のいかないものもあるかもしれません。

ただ、客観的に自分のレジュメを見るためには大事な作業の一つではないでしょうか。

 

改善方法2:多くの人に自分の書類を見てもらう

正直この方法が一番オススメです。自分が試行錯誤して、もうこれ以上直すところがない(もしくは自分では判断がつかないような疑問点が出てきたら)と思ったら、いろんな人に見てもらいましょう。

それも一人や二人ではなく、なるべく10人以上、できれば30人・50人と見てもらいましょう。そうすると様々な観点から感想をいただけると思います。

中には全く逆のアドバイスをする人が出てくるかもしれません(例:情報が多いからもっと絞った方がいいのでは? VS もっと情報量を増やした方がいいのではないか?)。

それでも自分では気づかなかった観点が出てくる可能性が多いと思います。

私も合計すると20人ぐらいの人にチェックしてもらいましたが、チェックしてもらう度に素晴らしいフィードバックをもらっています。

見てもらうのはとても恥ずかしかしく感じる時もあるのですが、「聞くは一時の恥、聞かぬは一生の恥」だと思いますので勇気を出して助けを求めましょう。

まとめ

以上の観点をまとめると下記のようになります。

原則

  1. 応募要項に合わせて、書く内容を変更する
  2. 必須事項は必ず応募書類に網羅させる。
  3. 望ましい事項もなるべく全て網羅する。
  4. 嘘は書かない

ルール

  1. Accomplished [X] as measured by [Y] by doing [Z]の法則
    ([Z]を実行することによって[Y]によって測定された[X]を達成した)
  2. レジュメがあなたの憧れの職業の面接の概要であることを意識する
  3. 箇条書きをうまく使う
  4. 1行1行の内容があなたの書類合格の可能性を上げることが出来ているか
  5. 簡潔に述べられているか
  6. 結果を強調できているかどうか
  7. タイプミス(タイポ)はないかどうか
  8. 職務経験10年で1ページ
  9. 個人的な活動 (Personal Project)
  10. 秘匿情報に関して
  11. 特別さの演出
  12. とにかく何回も何回も書き直す

改善方法

  1. ネット上にある様々なResume/CVを見て、いろんなスタイルを知る
  2. 多くの人に自分の書類を見てもらう

役に立つ質問集

  1. もし書類選考者があなたの書類を10秒しかみる時間がなかったとしたら、あなたの書類は書類選考者の目にとまりますか?
  2. あなたの書類を面接官が見て、あなたの一番の功績がパッとわかりますか?
  3. その功績は十分に興味をそそられますか?(功績がちゃんと説明できていますか?)
  4. あまり突っ込まれたくないことを経験として書いていませんか?
  5. 他の候補者との書類と比べた時に、即座にあなたを雇いたいと思わせるだけよく出来た書類ですか?
  6. 1行1行の内容があなたの書類合格の可能性を上げることが出来ていますか?
  7. 一文字一文字があなたの書類合格の可能性を上げることが出来ていますか?
  8. そのレジュメは(職務経歴10年につき)1ぺージにおさまっていますか?
  9. 箇条書きで書く際に、1パラグラフごとに二つ以内におさえられていますか?三つ目を書く場合は本当にその情報が必要ですか?
  10. タイポ(文法ミスやミススペル)はありませんか?
  11. 結果を強調できていますか?
  12. 秘匿情報を直接的・間接的に書いていませんか?
  13. あなたのレジュメは特別なレジュメに見えますか?
  14. 何回書き直しましたか?
  15. 本当にこれ以上改善ないほど書き直しましたか?
  16. ネット上のレジュメを見て、何か参考になりそうな書き方はありませんか?
  17. ネット上のレジュメを見て、あなたのレジュメとどちらの方が見やすいですか?
  18. そのレジュメが優れているのは何でですか?
  19. 何人にレジュメをチェックしてもらいましたか?

この記事が皆さんの書類の改善に役立てば幸いです。

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亀山 翔大

東京都出身。劇団四季俳優、日本IT企業CTO(最高技術責任者)、国連防災世界会議ITコーディネーター、Fintech企業のKyashを経て、国際連合に勤める。国連ICT戦略推進、リージョナルセンター設立、コンプライアンス、セキュリティ強化など様々なプロジェクトを手がける。 各国連組織にある求人情報を一括取得し、自分で管理するお手伝いをするサービス、https://unjob.site を運用中。 プロフィール詳細はこちら

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